Bijela Kuća Obnavlja Zahtjeve Za Elektroničkim Zapisima

2023 Autor: Luccile Osborne | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-11-27 16:35

Federalne agencije imaju do kraja 2019. godine usvojiti sustave koji pohranjuju i upravljaju svim elektroničkim zapisima u formatima koji će ih sigurno i pretraživati budućim generacijama, navodi se u direktivi Bijele kuće objavljenoj u petak.

Trenutno mnoge agencije ispisuju papirnate kopije dokumenata i drugih zapisa koje zakonski moraju voditi zbog bojazni da postojeći formati datoteka neće biti održivi 30 godina niz put kada moraju predati evidenciju Nacionalnoj upravi za arhive i evidenciju., Agencije moraju do kraja 2016. pohraniti svu e-poštu u elektroničkom obliku, a do 15. studenog 2012. imenovati visokog dužnosnika koji je odgovoran za poboljšanje programa za upravljanje elektroničkim dokumentima, izjavio je u petak iz dopisa Ured za upravljanje i proračun, vd direktor Jeff Zients, Ti dužnosnici moraju sami proći obuku Nacionalnih arhiva, a zauzvrat moraju razviti programe obuke za zaposlenike u agencijama, navodi se u podnesku.

Prema dokumentu, Ured za upravljanje kadrovima također mora uspostaviti službeni put karijere za službenike za upravljanje dokumentima do kraja 2013. godine.

Ovaj memorandum rezultat je šestomjesečne prepiske između agencija, OMB-a i vladine zajednice za transparentnost.

"Upravljanju evidencijama jednostavno se ne daje dovoljno prioriteta u agencijama, a razlikuje se od agencije do agencije", rekla je Anne Weismann, glavna savjetnica u Centru za odgovornost i etiku, velike skupine za transparentnost. "Koncept je ovdje - a isto je učinjeno i s postupkom usvajanja [Zakona o slobodi informacija] - podići ga na višu razinu, naglasiti njegovu važnost i veću odgovornost. Mislim da je to velik korak."

Sveukupno, rekla je Weismann, veoma je zadovoljna sadržajem direktive, ali razočarana rokovima.

"Mogli su reći 2014. i da mi to još uvijek ne bi bilo dovoljno brzo, ali mogla bih živjeti s tim", rekla je. "Ali ovo je vrlo dug rok. Mislim da je agencijama vrlo lako da to ne urade. To je područje u kojem agencije ne žele trošiti svoje ograničene dolare i mislim da im treba veliki pritisak."

Dokument sadrži i rok od 2013. godine da Arhiv izda revidirane smjernice o trajnom pohranjivanju elektroničkih zapisa, uključujući agencije za metapodatke koje bi trebale uključiti u te zapise. Metapodaci su podaci o stvaranju dokumenta ili drugog digitalnog proizvoda, kao što su posljednje uređeni datumi priloženi Word dokumentu ili datum i vremenska oznaka na digitalnim fotografijama.

Te smjernice moraju uključivati i strategije za pretraživanje elektronički pohranjenih zapisa.

Ovaj memorandum usmjerava Savezno vijeće glavnih službenika za informiranje na suradnju s Arhivima i s industrijom na pronalaženju tehnologije otvorenog koda koja zadovoljava vladine zahtjeve za upravljanje dokumentima i na uključivanje zahtjeva za upravljanje dokumentima u buduće akvizicije računalstva u oblaku.

Vlada je usred velikog napora za prebacivanje što je moguće više svog računalnog pohranjivanja u računalne oblake koji nisu u funkciji, a oni mogu pakirati informacije čvršće i jeftinije nego na centrima podataka.

Dobivanje pohrane u oblaku koje nije samo ekonomično, već i pretraživo, ključ je učinkovitog režima upravljanja dokumentima, rekao je Weismann.

"Kad agencije poput moje predaju FOIA, rijetko je odgovor uprave:" mi jednostavno nemamo dobar način za to ", rekla je.

Vladino rano usvajanje skladišta oblaka nije se dovoljno usredotočilo na osiguravanje dostupnosti pohranjenog materijala za javnost, rekao je Weismann.

"Zamislite ormar u kojem ga otvorite i u njega bacate gomilu papira", rekla je. "Očuvaš sve, ali ne možeš sve pronaći i to je briga."

Oko 95% agencija ne ispunjava trenutne zakonske uvjete za održavanje svojih elektroničkih zapisa, prema procjeni NARA-e temeljenoj na samoprocjenama agencija.

Agencije ne moraju predati većinu zapisa NARA-u do 30 godina nakon što su stvorene. To je otežalo pohranu zapisa u elektroničkim formatima kao što su Wordovi dokumenti ili PDF-i, jer tehnologija za njihovo čitanje može biti nevjerojatno skupa ili nepostojati 30 godina ili manje.

Arhivista Sjedinjenih Država David Ferriero predložio je pomicanje roka za predaju podataka Arhivu do kraja predsjedničke administracije tijekom kojeg je dokument kreiran.

Ljubaznošću slike iStockphoto, DHuss

• Trumpovi napadi putem glasa putem pošte zabrinjavaju neke izborne dužnosnike
• Zaposlenici HUD-a vidjeli su nekoliko poremećaja u smjeru masovnog rada, kaže IG
• Tehnologija sljedeće faze pandemije
• Zastupnici traže odgovore od FBI-a, DHS-a o sudjelovanju u prosvjedima

Ovaj je članak izvorno objavljen na Nextgovu ovdje