Zapišite Ovo: Zapisivanje Bilješki Je Vaša Najniža Radna Vještina

2023 Autor: Luccile Osborne | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-08-25 13:35

"Zapiši ovo - to će biti na posljednjem ispitu", rekao je nikad nijedan šef.

Bilježenje bilješki predstavlja neispravan izazov prelaska iz škole na radno mjesto - u potpuno smo novom okruženju, s potpuno različitim razlozima za bilježenje bilješki i različitim potrebama kako ćemo kasnije koristiti svoje bilješke, no većina nas oslanjaju se na metode koje smo koristili u nastavi naše povijesti u srednjoj školi.

I dok je rijetko tko izgubiti posao zbog toga što nešto ne bilježi, mali, trajni učinak loših bilješki (ili potpuno preskakanje bilješki) može vam stvarno naštetiti karijeri. Koliko ste puta morali poslati e-poštu svom šefu, kolegi ili klijentici postavljajući pitanje o nečemu o čemu je razgovarala neki sastanak na sastanku neki dan jer ste to zaboravili? To škodi toj vezi - da ne spominjemo svačiju produktivnost.

S druge strane, bilježenje je nevjerojatan način da se ljudi poštuju. Pokazuje da slušate i da mislite da je ono što oni govore važno. Vaše bilješke služe i kao vodič za bolje obavljanje vašeg posla; lako se možete bez odgađanja uputiti na važne podatke koje trebate za uspjeh kad god vam zatrebaju.

A tajni bonus, uzimanje bilješki zapravo vas čini pametnijima. Kad na jednom mjestu imate zbirku temeljitih, promišljenih bilješki (koje zapravo povremeno pregledavate), počinjete vidjeti veze između stvari koje inače ne biste vidjeli i imate podatke koje drugi ljudi ne zadržavaju. Tako ćete dobiti sjajne ideje, uspostaviti nove veze i postati vrsta inovatora i vođe koji čini da se stvari zaista događaju u vašem timu.

Sve u svemu, bilježenje doista je suptilan, ali moćan način da se učinite uspješnijima - ali vrlo malo nas dobiva bilo kakve smjernice o tome kako svoj stil bilježenja primijeniti na posao. Zbog toga danas želim s vama podijeliti kratki vodič za bilježenje nevjerojatnih bilješki u vašem profesionalnom životu.

1. Znati kada voditi bilješke na poslu

Nije svaka situacija na poslu potrebna za bilježenje, ali sigurno postoje trenuci kada bih vam toplo preporučio da izvučete olovku i papir. Općenito, moj je savjet uvijek griješiti na strani uzimanja bilješki i tek kasnije odlučiti trebate li ih voditi ili ne, ali evo nekoliko ključnih trenutaka kada ćete neke stvari htjeti zapisati:

Sastanci jedan na jedan

Bez obzira jeste li šef ili zaposlenik, bilježenje pokazuje da ozbiljno uzimate vrijeme. Ujedno je dobro zabilježiti osobne podatke poput supružnikova imena upravitelja, što je dobro zapamtiti kako biste mogli uspostaviti smislenije odnose s ljudima na poslu.

Veliki razgovori

Lako se toliko zamotati u ono što se događa za vrijeme velike sestre o mozgu ili rješavanju problema da zapravo ništa ne zadržavate kad izađete iz sobe. Napravite točku za bilješke, čak i ako puno sudjelujete, kako biste osigurali da se držite kritičnih podataka.

Sastanci s klijentima

Donošenje prijenosnog računala uvijek je dobra ideja tako da možete zabilježiti svaki detalj koji klijent ili kupac trebaju. Bolje je imati previše informacija i naknadno ih ukalupiti nego propustiti nešto stvarno važno.

Susreti sa vašim mentorima ili kontaktima

Čak bi se trebao zabilježiti i jednostavan sastanak s kavom. Pokažite osobi koju cijenite njegovo vrijeme i stručnost tako što ćete je zapisati; plus, ako je ovo rijedak sastanak, morat ćete se sigurno sjetiti svega jer možda uskoro opet nećete dobiti vremena s tom osobom. Svoje bilješke možete koristiti i na smisleniji način - poput slanja vrijednog linka ili članka vezanog za nešto o čemu ste razgovarali na sastanku.

2. Pronađite stil bilježenja koji volite

Nema pravila kada je riječ o tome kako vodite bilješke. Nema dokaza da bilo koji stil djeluje bolje od drugog stila - najbolje su note one koje će vam kasnije imati smisla, kako god izgledali.

Evo nekoliko najpopularnijih stilova bilježenja uz pomoć kojih možete isprobati kako biste pronašli što vam najbolje odgovara.

arena

Ovo je najtradicionalnija vrsta bilježenja. Započnete pri vrhu stranice s glavnom temom sastanka, a zatim nastavljate svoj popis prema dolje s podnaslovima kao što se pojavljuju ostale teme.

Pustite prostor između podnaslova dok idete, jer se sastanak može kretati po temi (ili možete imati pitanja ili nove ideje koje želite snimiti), a vi ćete htjeti imati prostora za dodavanje podataka bez da se vaš popis ne stavi ili zbunjujući.

Također možete stvoriti naslove za stvari poput akcijskih predmeta, zadataka, donesenih odluka i bilo kakvih važnih resursa ili alata koji trebate izdržati, tako da možete imati stvarno aktivan popis na koji ćete se kasnije pozvati.

Karte uma

Ako ste vizualni mislilac, pokušajte sa mapom uma. Započnite pisanjem teme sastanka u središtu stranice. Odatle povucite grane na svaku ključnu temu o kojoj se razgovaralo.

Na primjer, možete napisati "Kickstarter start" u središtu stranice, a zatim izvući grane za teme poput "press outreach" i "start dateeline". Nastavite crtati grane za podteme (sve detaljnije), a na kraju ćete vizualno prikazati najvažnije točke sastanka.

Trag krušnih mrvica

Ovo je najintenzivniji oblik bilježenja, ali je nevjerojatno učinkovit. Kad koristite ovu strategiju, bilježite kao da ćete je dati nekome tko nije bio na sastanku.

Zapišite svaku temu kako se pojavljuje, a zatim zabilježite svaku postavljenu točku u vezi s tom temom. Ne morate pisati svaku riječ koja je izrečena; koristite kratke izraze i obratite posebnu pozornost na stvari poput specifičnih alata ili resursa.

Ovo je sjajna strategija za ljude koji postanu uznemireni tijekom sastanaka, jer vas to drži zauzetom. Sve dok povremeno uspostavite kontakt očima, nitko vam neće smetati što vodite tako temeljite bilješke.

3. Organizirajte svoje bilješke tako da ih kasnije možete ponovno pregledati (i postati nevjerojatne)

Jedna od najvećih borbi ljudi s vođenjem bilješki je vođenje bilježaka organizirano na način da kasnije stvarno mogu na svoj vrijedan način ponovo pogledati. Sami uzimanje bilješki nije dovoljno za poboljšanje zadržavanja ili razumijevanja - zapravo morate pregledati svoje bilješke i cementirati podatke u mislima kako biste ih učinili vrijednim.

To znači da ako su vaše bilješke posvuda ili potpuno neorganizirane, možda ih uopće nećete uzimati. Evo nekoliko najboljih načina da organizirate svoje bilješke i učinite vrijeme koje provodite s njima doista vrijednim za pomicanje vaše karijere naprijed.

Uvijek držite bilješke na istom mjestu

Najlakši način organiziranja bilješki jest njihovo držanje na jednom mjestu. Nema više kucanja nekih stvari u Google dokumentu i držanja nasumične hrpe naljepnica na vašem stolu. Iako postoji mnogo mogućnosti za to, papir je idealan tako da ne držite zaslon između sebe i osobe s kojom se susrećete. Osim toga, zapravo ispisivanje stvari rukom pomaže vam zadržavanju.

Stoga uložite u bilježnicu - onu koju volite i koju ćete ponijeti sa sobom svuda, a koja ima svestranost koja vam je potrebna za mnoge situacije u kojima ćete trebati voditi bilješke.

Zadržite isti format

Iznad smo pregledali tri vrhunska stila uzimanja bilješki koji dobro djeluju u profesionalnim postavkama. Pronađite stil koji vam odgovara i držite se toga; ovo će olakšati klizanje po vašim bilješkama kasnije.

Bez obzira koji stil odaberete, na vrh svake stranice napišite kritične podatke - datum, sudionike sastanka i temu sastanka na svakoj stranici bilješki koje se odnose na taj sastanak - tako da je lako pratiti.

Zakažite tjedni sastanak za prelistavanje bilješki

Teško je naći vremena za ponovni pregled bilješki, čak i ako to želite, uz stalni niz stvari koje zahtijevaju vašu pažnju i svaki su tjedan sve veći prioritet. Zato odredite ponavljajući sastanak u svom kalendaru da biste prepisivali bilješke jednom tjedno. Čak 15 minuta je dovoljno vremena da pogledate što ste snimili.

Kad pređete preko bilješki, zapišite sva pitanja ili bilo koja otvorena pitanja koja i dalje treba riješiti. Ovo je također dobro vrijeme za pripremu za sve nadolazeće sastanke. Zapišite pitanja na koja želite odgovoriti ili neke važne informacije za koje mislite da ćete morati imati pri ruci.

Koliko biste još mogli postići ako ste uvijek imali točan odgovor na dohvat ruke? Dosljednost je ključ uspjeha; što više malih i dobrih navika (poput sjajnog bilježenja bilješki) možete razviti, to ćete svaki dan moći rasti. Ovog tjedna pokušajte voditi bilješke na svakom sastanku i vidjeti hoće li vam olakšati brzu dobru ideju ili još više posla.

• 9 koraka za izgradnju (i vođenje) uspješnog tima
• Vodič za traženje posla kako učiniti vaš životopis izdvajanjem iz gužve
• Imate li mentalni sklop rasta ili fiksni? Evo zašto je to bitno na poslu
• Želite raditi negdje nadahnjujuće? Ove tvrtke čine planetu boljom

Ovaj članak izvorno objavljen u The Muse ovdje